Geschäftsreisende, aufgepasst!

Wo auf Geschäftsreisen Kostenfallen lauern und wie man sie als Unternehmen umgehen kann.

Bei komplexen Buchungen von Flug und Unterkunft können die Kosten schnell ins Unermessliche steigen.

Bei komplexen Buchungen von Flug und Unterkunft können die Kosten schnell ins Unermessliche steigen.

(Bild: Keystone Christian Beutler)

Geschäftsreisen sind in der globalisierten Welt selbst für kleine und mittelgrosse Firmen ein wichtiger strategischer Faktor. Wer seine bestehenden Geschäftsbeziehungen innerhalb Europas pflegen möchte, interkontinental im Export reüssieren oder lukrative Wachstumsmärkte wie China, Südkorea, Indien oder die Golfstaaten erschliessen will, hat sich vor Ort zu positionieren und neben geschäftlicher auch menschliche Überzeugungsarbeit zu leisten.

Dafür muss man ins Flugzeug steigen, oft mit schlagkräftigen Delegationen. Geschäftsreisen sind teuer, Budgets werden nicht selten überschritten. Die grössten Kostentreiber auf Geschäftsreisen sind zweifelsohne die Auslagen für Transport und Unterkunft. Doch es gibt noch eine Vielzahl versteckter Kosten, die unerfahreneren Organisatoren von Geschäftsreisen möglicherweise nicht auf Anhieb ins Auge stechen.

Mögliche Kostenfallen auf Geschäftsreisen sind:

  • Eigenständige Buchungen (Flug, Hotel) durch die Geschäftsreisenden selbst, ohne die Nutzung von Vertragsraten und einen «Best-Preis-Vergleich» durch einen neutralen Anbieter. Vor allem bei komplexen Buchungen können die Kosten ins Unermessliche steigen, weil der Mitarbeitende nicht über das Know-how eines spezialisierten Reiseberaters verfügt. Eine wesentliche Kostenfalle liegt deshalb im Irrglauben, mit einem Online-Buchungsportal könne man Geld sparen, weil die Beratungsgebühr des Reisebüros wegfällt. Oft ist das Gegenteil der Fall.
  • Eine fehlende Buchungsstrategie. Durch frühzeitiges Buchen lassen sich Einsparungen erzielen, die gerne unterschätzt werden. Seminare, Messen etc. können oft weit im Voraus reserviert werden. Null bis zwei Tage vor Abflug sind Tickets und Hotelübernachtungen am teuersten. Vor allem Reisen an «Hotspots» können dann enorm teuer werden. Diese plant man am besten mindestens einen Monat im Voraus.
  • Hohe Prozesskosten, zum Beispiel bei den Bezahl- und Abrechnungsvorgängen. Wenn die Prozesskosten vereinheitlicht werden, können sie auch markant gesenkt werden. Eine Lösung hierzu sind zentrale Reisestellenkarten sowie eine Corporate Card für den Mitarbeiter während der Reise.
  • Eine fehlende Reisekostenordnung für das Buchen von Zusatzleistungen wie Business-Lounges, Sitzplätze, Frühstück etc. kann die Kosten für eine Geschäftsreise markant in die Höhe treiben.

Vertragshotels nutzen, Sicherheitskonzept erstellen

Experten geben Unternehmen verschiedene Tipps, um Geschäftsreisekosten nachhaltig unter Kontrolle zu halten. «Ein wirksamer Lösungsansatz, um Kostenfallen zu umgehen, ist zum Beispiel die Buchung von Vertragshotels», empfiehlt Andreas Schneider, Chef des auf Geschäftsreisen spezialisierten Veranstalters Kuoni Business Travel.

Durch die Buchung von Nicht-Vertragshotels oder nicht vorhergesehener Zimmerkategorien würden oft happige Zusatzkosten verursacht. Auch die Sicherheit werde zum unberechenbaren Kostenfaktor, falls sie nicht gewährleistet sei. «Ein sogenanntes ‹Travel Risk Konzept› kann bei unvorhergesehenen Ereignissen auf Reisen wie Naturkatastrophen, medizinische Notfälle etc. unkontrollierbare Kosten vermeiden.»

Zudem entstehen immer wieder unerwartete Kosten für kurzfristige Flugstornierungen oder Hotelumbuchungen. Laut Andy Stehrenberger, Geschäftsführer von Airplus Schweiz, einem Anbieter von Bezahllösungen auf Geschäftsreisen, lasse sich dies durch die Buchung von flexiblen Ticketkategorien respektive Hotelpackages vermeiden.

Virtuell bezahlen, viel Zeit sparen

Ein hohes Sparpotenzial verbindet Stehrenberger auch mit der geeigneten Wahl der Zahlungsmethoden. Er empfiehlt Unternehmen, auf virtuelle Kreditkarten umzustellen. Mit einer solchen könnten insbesondere auch Hotels schnell und sicher gebucht und bezahlt werden. Dies ohne viel Aufwand.

Bei der Buchung mittels virtueller Kreditkarte werde lediglich eine Mastercard-Nummer als Zahlungsgarantie an das Hotel verschickt. «Für den Reisenden gehört damit das Sammeln von Quittungen und das Anstehen fürs Check-out der Vergangenheit an. Die Prüfung der Rechnung, zum Beispiel ob die gebuchte Leistung der erbrachten Leistung entspricht oder ob die Rechnungsadresse stimmt, geschieht automatisch», so Stehrenberger.

Durch diese starke Vereinfachung des Abrechnungsprozesses könne der zeitliche Aufwand um rund 75 Prozent reduziert und die Prozesskosten eines Geschäftsreisenden deutlich minimiert werden. Unternehmen können damit wertvolle Mittel einsparen, die ihnen zur Finanzierung eines ohnehin teuren Exportprojekts zugute kommen.

Robert Wildi/Travelcontent

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